Le Centre d’action bénévoles de Beauharnois, ci-après nommé le CABB, respecte le droit à la vie privée de chaque personne et s’engage à protéger la confidentialité des renseignements confidentiels recueillis auprès de toute personne bénévole, bénéficiaire et employé-e-s du CABB.  En règle générale, les renseignements confidentiels sont disponibles seulement aux personnes qui doivent y avoir accès dans l’exercice de leurs fonctions au sein du CABB.

Si vous avez des questions ou des requêtes, vous pouvez nous contacter au direction@cabbeauharnois.com.

1.       OBJECTIF DE LA POLITIQUE

L’objectif de la politique de confidentialité du CABB est d’informer les personnes bénévoles et bénéficiaires ainsi que les employé-e-sdes données personnelles que nous recueillons ainsi que de leur utilisation. Cette politique de confidentialité détaille également notre engagement et les mesures prises pour garantir la sécurité de vos informations personnelles.

2.      DÉFINITIONS

Employé·e

Toute personne qui travaille pour le CABB moyennant rémunération, incluant la direction, ainsi que toutes personnes non rémunérées (bénévole, bénéficiaire).

Formulaire de signalement

Le formulaire mis à la disposition de toute personne bénévole, bénéficiaire et employé-eafin d’informer la personne responsable des renseignements personnels.

Incident de confidentialité

Tout accès non autorisé par la Loi à un renseignement personnel, à son utilisation ou à sa communication, de même que sa perte ou toute autre forme d’atteinte à sa protection.

Personne bénévole, bénéficiaire et employé-e

Toute personne qui fournit des renseignements confidentiels au CABB en lien avec son inscription à l’organisme ou à son embauche par l’organisme.

Communication

Toute communication produite par le CABB ou à laquelle le CABBcontribue, sous quelque forme que ce soit (verbal, écrit, audio, vidéo, informatisé ou autre).

Registre des incidents de confidentialité

L’ensemble des renseignements consignés sur des incidents déclarés et concernant les circonstances de l’incident, le nombre de personnes visées, l’évaluation de la gravité du risque de préjudice et les mesures prises en réaction à l’incident. Les dates pertinentes y figurent aussi : survenance de l’incident, détection par l’organisation, transmission des avis (s’il y a lieu), etc.

Risque élevé de préjudices

Le risque évalué à la suite d’un incident de confidentialité qui pourrait porter préjudice aux personnes concernées. Ce risque est analysé par la personne responsable des renseignements personnels. Pour tout incident de confidentialité, la personne responsable évalue la gravité du risque de préjudice pour les personnes concernées en estimant « la sensibilité des renseignements concernés », « les conséquences appréhendées de leur utilisation » et « la probabilité qu’ils soient utilisés à des fins préjudiciables ».

Renseignement confidentiel

Tout renseignement fourni ou communiqué au CABBsous quelque support que ce soit (verbal, écrit, audio, vidéo, informatisé ou autre) qui concerne une personne bénévole, bénéficiaire ou employé-eet qui peut être utilisé pour l’identifier, y compris : son nom, son numéro de téléphone, son adresse, son état civil, son courriel, toute information concernant sa santé. Pour plus de certitude :

• les renseignements qui ne permettent pas d’identifier un individu dans le cadre d’un témoignage nesont pas des renseignements confidentiels ;
• les données statistiques ne sont pas des renseignements confidentiels puisqu’elles ne permettent pas d’identifier un individu ;
• les photographies ou enregistrements qui ne permettent pas d’identifier un individu ne constituent

pas un renseignement confidentiel relatif à cet individu.

Service

Tout service que le CABB rend à une personne à la demande de celle-ci.

3.       À QUI S’ADRESSE CETTE POLITIQUE

Les règles décrites dans cette politique vous concernent si nous recueillons vos renseignements personnels par un moyen technologique ou en personne, dans le cadre de nos services. Par exemple, cette politique s’applique :

• si vous nous contactez par téléphone ;
• si vous nous contactez par courriel ;
• si vous nous contactez par une correspondance écrite;

4.       OBLIGATION DE CONFIDENTIALITE

L’obligation de confidentialité s’applique pour la durée de la relation d’une personne bénévole, bénéficiaire ou d’un·eemployé·e avec le CABBet survit à la fin de cette relation.

5.       COLLECTE ET USAGE DES RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS

Quand nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels, nous le faisons toujours dans des buts précis. Votre consentement est valide pour la durée nécessaire à l’atteinte de ces buts. Nous pouvons ensuite conserver vos renseignements personnels le temps nécessaire pour remplir nos obligations de conservation décrites dans la loi et dans notre calendrier de conservation.

5.1

Le CABB peut, au besoin, constituer un ou des dossiers contenant des renseignements confidentiels concernant les employé.es. La constitution de tels dossiers a pour objet de :

• maintenir les coordonnées à jour ;
  • documenterdes situations de travail ou de bénévolat ;
  • permettre, dans le cas des employé.es rémunéré.es, la réalisation des tâches administratives requises ou permises par la loi (impôt sur le revenu, assurances collectives, etc.).

Le CABB peut, au besoin, constituer un ou des dossiers contenant des renseignements confidentiels concernant les personnes bénévoles et bénéficiaires.  La constitution de tels dossiers a pour objet :

• maintenir les coordonnées à jour
• documenter des situation de travail dans le cadre du bénévolat
• documenter des situations particulières dans le cadre de l’offre de services et du suivi

5.2

Le CABBconstitue un ou des dossiers contenant des renseignements confidentiels concernant les personnes bénévoles, bénéficiaires et employé-e-s. La constitution de tels dossiers a pour objet de permettre au CABB de fournir un service.

5.3

Le CABB recueille les renseignements confidentiels qui sont nécessaires aux fins du dossier et peut utiliser les renseignements confidentiels seulement à ces fins.

5.4

Les renseignements confidentiels peuvent seulement être recueillis auprès de la personne concernée, à moins que celle-ci consente à ce que la cueillette soit réalisée auprès d’autrui ou que la loi l’autorise.

6.       GESTION DES RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS

6.1

La personne exerçant la plus haute autorité du CABB, est la personne responsable d’assurer la protection des renseignements personnels. Cette personne peut déléguer cette responsabilité en la constatant par écrit.

La personne responsable s’assure de la tenue d’un Registre des incidents de confidentialité.

6.2

Sous réserve de l’article 6.3, la personne responsable est autorisée à accéder à tout renseignement confidentiel que détient le CABB. Les autres employé·es sont autorisé·es à accéder aux renseignements confidentiels dans la mesure où cet accès est nécessaire à la réalisation d’une tâche dans l’exercice de leurs fonctions.

6.3

Pour l’application des lois, un incident de confidentialitécorrespond à tout accès, utilisation ou communication non autorisé par la Loi sur la protection des renseignements personnels, de même qu’à la perte d’un renseignement personnel ou à toute autre atteinte à sa protection.

6.4

Lorsqu’un·eemployé·e ou une personne bénévole ou bénéficiaire constate un incident de confidentialité, elle doit informer avec diligence la personne responsable de la protection desrenseignements confidentiels afin qu’il soit inscrit au Registre. L’employé·e ou la personne bénévole ou bénéficiaire doit, pour ce faire, compléter un formulaire de signalement et l’acheminer ensuite à la personne responsable.

Le registre doit conserver les informations sur un incident de confidentialité pour une période de cinq ans.

Doit être colligé dans le formulaire de signalement :

• Une description des renseignements personnels touchés par l’incident ou, si cette information est inconnue, les raisons pour lesquelles il est impossible de fournir une telle description ;
• Une brève description des circonstances de l’incident ;
• La date ou la période à laquelle a eu lieu l’incident (ou une approximation si cette information n’est pas connue) ;
• La date ou la période à laquelle le cabinet s’est aperçue de l’incident ;
• Le nombre de personnes concernées par l’incident (ou une approximation si cette information n’est pas connue).

6.5

La personne responsable juge si l’incident présente un risque élevé de préjudice. Les renseignements ainsi que les mesures à prendre afin de diminuer le risque élevé qu’un préjudice soit causé aux personnes concernées sont versés au Registre.

Si l’incident présente un risque élevé de préjudice, la personne responsable avise la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées de tout incident présentant un risque élevé de préjudice à l’aide du formulaire approprié.

7.       CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS

7.1

Les employé·es ayant accès aux dossiers en vertu de l’article 6 s’obligent à :

• S’assurer que les renseignements confidentiels soient gardés à l’abri de tout dommage physique ouaccès non autorisé ;
  • S’assurer que tous les documents électroniques comportant des renseignements confidentiels, incluant ceux copiés sur un appareil de stockage portatif, soient cryptés et protégés par des mots de passe. Ces mots de passe doivent être modifiés deux fois par année, ainsi qu’à chaque fois que les personnes ayant accès aux dossiers concernés sont remplacées ;
  • Garder les renseignements confidentiels en format papier dans des classeurs pouvant être verrouillés et s’assurer que les classeurs soient verrouillés à la fin de chaque journée de travail. Les clés des classeurs doivent être gardées dans des endroits sûrs.

7.2

Les dossiers constitués en vertu de cette politique sont la propriété du CABB.

8.       DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS

8.1

Sous réserve de l’article 8.2, les renseignements confidentiels ne sont conservés que tant et aussi longtemps que le CABBoffre des services à la personne bénévole/bénéficiaire, à moins que la personne concernée ait consenti à ce qu’il en soit autrement. Ces renseignements confidentiels sont ensuite détruits de façon à ce que les données y figurant ne puissent plus être reconstituées.

8.2

Les dossiers concernant les employé·es sont conservés par le CABB.

9.       DIVULGATION DE RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS À UN TIERS

Pour assurer le service que le CABB offre,cela implique le partage de vos informations personnelles et confidentielles avec certaines compagnies d’assurance qui ont également une politique de Protection des renseignements confidentiels.

9.1

Autre que dans les situations où la Loi le requiert et sous réserve des autres dispositions du présent article, les renseignements confidentiels ne peuvent être divulgués à un tiers qu’après l’obtention du consentement écrit, manifeste, libre et éclairé de la personne concernée. Un tel consentement ne peut être donné que pour une fin spécifique et pour la durée nécessaire à la réalisation de cette dernière.

9.2

Les renseignements confidentiels peuvent être divulgués sans le consentement de la personne concernée si la vie, la santé ou la sécurité de celle-ci est gravement menacée. La divulgation doit alors être effectuée de la façon le moins préjudiciable pour la personne concernée.

9.3

Tel que permis par la Loi, le CABB peut divulguer des renseignements confidentiels nécessaires à sa défense ou celle de ses employé·es contre toute réclamation ou poursuite intentée contre le CABBou ses employé·es, par ou de la part d’une personne bénévole/bénéficiaire, d’un·eemployé·e, ou de l’une de ses personnes héritières, exécutrices testamentaires, ayants droit ou cessionnaires, y compris toute réclamation émanant de l’assureur d’une personne bénévole/bénéficiarie ou d’un·eemployé·e.

10.    COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS À LA PERSONNE CONCERNÉE

10.1

Sous réserve de l’article 10.2, les personnes bénévoles/bénéficiaires et les employé·es ont le droit de connaître les renseignements confidentiels que le CABB a reçus, recueillis et conserve à leur sujet, d’avoir accès à de tels renseignements et de demander que des rectifications soient apportées à ceux-ci.

10.2

Le CABB doit restreindre l’accès aux renseignements confidentiels lorsque la Loi le requiert ou lorsque la divulgation révélerait vraisemblablement des renseignements confidentiels au sujet d’un tiers.

10.3

Une demande d’une personne bénévole/bénéficiaire ou d’un·eemployé·e en lien avec l’article 10.1 doit être traitée dans un délai maximal de 30 jours.

11.    MANQUEMENT À L’OBLIGATION DE CONFIDENTIALITÉ

11.1

Un·eemployé·e manque à son obligation de confidentialité lorsque cette personne :

• Communique des renseignements confidentiels à des individus n’étant pas autorisés à y avoiraccès ;
  • Discute de renseignements confidentiels à l’intérieur ou à l’extérieur du CABB alors que des personnes n’étant pas autorisées à y avoir accès sont susceptibles de les entendre ;
  • Laisse des renseignements confidentiels sur papier ou support informatique à la vue dans un endroitoù des personnes n’étant pas autorisées à y avoir accès sont susceptibles de les voir ;
  • Fait défaut de suivre les dispositions de cette politique.

11.2

Advenant un manquement à l’obligation de confidentialité, des mesures disciplinaires appropriées, pouvant aller jusqu’à la résiliation du contrat de travail ou de toute autre relation avec le CABB, seront prises à l’égard de la partie contrevenante et des mesures correctives seront adoptées au besoin afin de prévenir qu’un tel scénario ne se reproduise.

12.    RECOURS

12.1

S’il s’avère que les renseignements confidentiels d’une personne ont été utilisés de façon contraire à une disposition de cette politique, cette personne peut déposer une plainte auprès de la personne responsable du CABB.

12.2

Comme prévu par la loi, la personne s’étant vu refuser l’accès ou la rectification des renseignements confidentiels la concernant peut déposer sa plainte auprès de la Commission d’accès à l’information pour l’examen du désaccord dans les 30 jours du refus du CABB d’accéder à sa demande ou de l’expiration du délai pour y répondre.